プロが教える経理書類整理法：広島の税理士事務所がアドバイス

2024/06/28

初めまして、TENです。

私は事務員として長年勤めていました。
そしてコロナ禍の巣篭もり生活で学んだ整理収納の仕事経験もあります。

そんな私からの最初のブログは「事務作業ｘ整理収納」な内容でお送りしていきます。

皆さん、経理関係の書類は整理していますか？

特に毎月発生する伝票はあっという間に溜まってしまいます。
伝票とは、金銭や物品の取引について「いつ」「誰と」「いくらで」「何を」取引したかを記録しておくための書類のことです。
例えば請求書や領収書、支払通知書などが当てはまります。

経理業務を効率的に進めるには、「書類整理」が必須です。
経理業務の基本は、「書類整理」といっても過言ではありません。

もう書類なんて見るのもうんざり、そもそも事務作業が苦手なんよ～、という方も多いのでは？
開業してがむしゃらに仕事に打ち込み、気付いたときには書類の山。
どうしたら良いの～なんて頭を抱えてしまっている方。
経理のことは二の次で何もしていなかったって方。
そんな方は全て税理士事務所へお任せするのもアリですよ！

その分経費は掛かってしまいますが、、、お待ちしています(^^

でも、お任せにしたとしても、足りない書類があれば再発行依頼をかけたりなどは、ご自身でして頂くことになります。
税理士事務所に任せたからもう解放されると思ったのに、意外と解放されないってこともあるかもしれません。

こんな時間を取りたくなくて任せたのに～とならないためには？

ここで毎月どんどん溜まっていく伝票についての整理のアイデアをお伝えします。

ポイントはたったの３つです。

①保管場所を定位置に決める
②伝票を扱う場所の近くに保管する
③伝票を扱うタイミングを固定する

具体的には、以下の通りです。

①保管場所を定位置に決める
言わずもがな、あちこちに置いたら紛失しますよ～。

②書類を扱う場所の近くに保管する
例えば･･･
請求書→プリンターの近く(プリントアウトした場合)
郵便物→開封する場所の近く
領収書→いつも持ち歩くバックのポケット、車の中の領収書専用ケース

こんな感じで扱う場所の近くに保管場所を作ると、移動が少なく余計な動作を挟まずにすぐにまとめられます。

③書類を扱うタイミングを固定する
例えば･･･
郵便物→帰社後すぐ
レシート→車に乗ったらすぐ

毎日のルーティンの動作に加えると効果的です。

この3つのポイントを意識するだけで書類はある程度分類して保管されます。

伝票はこの後、経理処理に回されます。
経理処理の前にここまで分類されていると紛失も防げますし、不足の伝票にも気付きやすくなります。
結果、スムーズな経理処理に進めるというわけです。
税理士事務所に経理処理を依頼されている方はこの書類たちを一つにまとめてお渡しすればいいのです。

どうですか？
ぜひ試してみてください！

最後までお読みいただきありがとうございました。

次回も事務に絡めた内容でお送りいたします。

【監修者】この記事を監修した人

監修者：吉村匡史（吉村税理士事務所代表税理士／税理士登録番号第135285号）
広島市で税理士事務所を開業して約9年。現在60社の顧問先を担当。

【専門分野】会社設立・創業融資／資金繰り改善／財務コンサルティング

日本政策金融公庫・地元金融機関との連携による創業融資支援を得意とし、
これまでに約50件の創業をサポート。
「数字がわかると、経営判断は驚くほどラクになります。
決算書を”提出するための書類”で終わらせず、次の一手を決める材料に
変えていただくことを大切にしています。」

▶ 吉村匡史のくわしいプロフィールは＞＞はこちら
▶ YouTubeチャンネル「吉村税理士の【お金の羅針盤】経営者のための税務・会計ガイド」で税金の話を発信中

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