出張費の勘定科目は？交通費・宿泊費・食事代の仕訳と経費処理

こんにちは、パンダです！

今回は「出張費の勘定科目と経費処理の方法」についてやっていきます！

「出張費ってどの勘定科目を使えばいいの？」「食事代は経費になるの？」という疑問をまるごと解決しますよ〜！

それではやっていきましょー＼(^o^)／

出張費とは

出張費とは、単体の勘定科目ではなく、出張にかかる交通費やホテルなどの宿泊代、食事代などの費用の総称を指します。

社員が遠隔地でおこなう業務のためにかかる費用のことで、移動にかかる交通費や宿泊費、ガソリン代、駐車料金などが出張費に含まれます。

似た言葉で出張手当がありますが、これも出張費という総称の一部です。

出張費の勘定科目一覧

出張費は費用の種類によって使う勘定科目が異なります。まずは一覧で確認してみましょう！

※ 仕事とは関係ない、観光などプライベートな費用は計上できないので注意が必要です！

出張費と旅費交通費の違い

出張費に似た名称には「旅費交通費」という言葉があります。

出張費が「出張にともなう費用の総称」であるのに対し、旅費交通費は「通勤・出張にともなう費用を経費処理するための勘定科目の名称」を指します。

どちらも「出張で発生する費用」という意味で使われますが、会計処理上は「旅費交通費」を使うため、注意しましょう！

出張手当（日当）の勘定科目と非課税要件

勘定科目は「旅費交通費」

出張手当（日当）は、社員が出張中に負担する細かい費用（交通の乗り継ぎ、飲料代など）を補填する目的で支給されるもので、勘定科目は「旅費交通費」を使います。

非課税になる条件

出張手当は、一定の条件を満たせば社員側に所得税がかからない（非課税）という大きなメリットがあります。

非課税になるための主な条件は以下のとおりです。

金額が高すぎると「給与」として課税されてしまう場合があるので注意が必要です！

日当の相場目安（国内出張）

※あくまで目安です。業種や会社規模によって異なります。

 

出張費の仕訳例

仕訳は「旅費交通費」「交際費」「会議費」の勘定科目をケース別に使い分けます。具体的に見ていきましょう！

ケース① 食事代を含む出張費を先払いした場合

出張する従業員に食事代を含む出張費を先払いする場合、食事代・宿泊費・交通費をまとめて「旅費交通費」で仕訳します。

例：出張費45,000円を先払いしたが、実際の費用は30,000円だった場合

差額の15,000円は精算時に現金で返金してもらいます。

ケース② 交通費と宿泊費を一括で会社が立替払いした場合

出張費を会社が直接支払う（社員が立替えず会社カード等で払う）場合の仕訳です。

例：新幹線代20,000円・宿泊費15,000円を会社の現金で支払った場合

交通費と宿泊費は同じ「旅費交通費」の勘定科目でまとめて処理できます。

ケース③ 出張中に取引先と1人1万円超の飲食をした場合

取引先と1人あたり1万円を超える飲食をした場合は「交際費」で仕訳します。

例：居酒屋で取引先と2人で30,000円の飲食をして現金で支払った場合

ケース④ 出張中に取引先と1人1万円以下の飲食をした場合

取引先と1人あたり1万円以下の飲食をした場合は「会議費」で仕訳します。

例：ランチで取引先と2人で7,000円の食事をして現金で支払った場合

ケース⑤ 従業員が出張費を個人で立替払いした場合

社員が出張費を一時的に自分で払い、後から会社に精算請求する場合の仕訳です。

例：社員が電車代5,000円・タクシー代2,000円を立替え、精算時に会社が現金で支払った場合

精算時に領収書や交通系ICカードの明細を必ず提出してもらいましょう！

出張中の食事代の勘定科目

出張中の食事代は、誰と・どんな目的で食べたかによって勘定科目が変わります。

個人の食事代は原則、自己負担

食事は出張に行く・行かないに関わらずかかる費用なので、出張中の個人の食事代は自己負担が原則です。

ただし、会社が「旅費交通費支給規程」で食事代の支給を定めている場合は、宿泊費や交通費とあわせて「旅費交通費」として処理できます。

食事代が経費になるかは企業の規程によって異なるので、まずは規程を確認しましょう！

旅費交通費支給規程の作り方

出張費を適正に処理し、日当の非課税メリットを受けるためには「旅費交通費支給規程」の整備が欠かせません。

記載すべき主なポイント

規程作成のポイント

・役職・距離によって金額を変えることで、税務署から「給与課税されない合理的な規程」と認められやすくなります

・金額は業界水準・会社規模に見合った妥当な額に設定しましょう

・規程は書面で作成し、社内に周知することが大切です

・一度作ったら終わりではなく、定期的に見直すことも重要です！

旅費規程の作成に迷ったときは、税理士に相談するのが一番スムーズですよ！

まとめ

出張費の勘定科目と経費処理のポイントをおさらいしましょう！

・出張費は総称で、会計処理上は「旅費交通費」「交際費」「会議費」を使い分ける

・出張手当（日当）は「旅費交通費」、旅費規程を整備すれば非課税になる

・個人の食事代は原則自己負担だが、旅費規程で支給を定めれば経費にできる

・旅費交通費支給規程を整備することで、日当の非課税メリットが受けられる

領収書は必ず保管して、食事の相手や人数・業務上の目的もメモしておきましょう！

わからないことがあれば、お気軽にご相談くださいね(^^)

最後までご覧いただきありがとうございます！

 

【監修者】

この記事を監修した人　監修者：吉村　匡史（代表税理士）

　広島の吉村税理士事務所・代表税理士。特に広島での会社設立・創業支援に力を入れており、地域の起業家を全力でサポートしています。＞＞代表プロフィールはこちら

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