日々の出来事

メールの返信1つで差別化できる

こんばんは、税理士の吉村です。

独立開業してから常に心がけていることがあります。

それは、レスポンスを早くすることです。

クライアントが抱く、税理士に対する不満で多いのがレスポンスの遅さです。

所長税理士は忙しく、常に様々な対応に追われているため、電話の折り返しやメールの返信が遅くなりがちです。

わたしも研修会や接客中などで電話に出れない場面は確かにあります。

しかし、営業時間内の電話には即折り返しをしますし、メールの返信も早いです。

レスポンスを早くするにはどうすればいいか私が実践していることをお伝えします。

予定を入れすぎない

予定を入れすぎるとその対応に追われ、間で入ってくるお問い合わせに対応できません。

私は人に会うときは、午前1件・午後1件で1日多くても2件しか予定をいれません。

そうすることで接客は余裕をもって対応できますし、その間に入ってくるお問い合わせにも対応する時間をもつことができます。

お食事のお誘いにもホイホイついていけます。

決して、暇だからできているわけではないですよ!(笑)

労力は一緒

すぐメールを返すのも、1日後返すのも、1週間後返すのもその労力は変わりません

クライアントからすれば、すぐに返信がある方がイイに決まっています。

「すぐに返信したら暇だと思われる!」という方もいますが、そんなことはありません。

きっとクライアントは、「忙しい中、早く返信してくれて大事に思ってくれているんだ。」と、感じるはずです。

ポジティブに考えましょう!

基本はメール

電話だと研修中や勉強会の間どうしてもでることができません。

メールであればこっそり返信することができます。

こちらからもよほどの緊急時以外は電話をすることはないようにしています。

また、電話は相手の時間を奪うことにもなります。

メールであれば返信は相手の都合が良いときにしてもらえればいいですし、備忘記録としても使えます。

後から「言った。言わない。」で、もめることがないようできるだけメールするようにしています。

まとめ

資金に余裕のある企業であれば秘書を雇うことでレスポンス対応は解決できるでしょう。

しかし、私のように何かしらの専門家であれば、知識の有無によりその人しか対応できないこともあります。

クランアントからすれば、お金を払っているのだから問い合わせには早く対応し、適切な情報が欲しいと思っているはず。

メールの返信が早いという事1つだけでも、クライアントの印象はずいぶんと良くなります。

誰でもやろうと思えば当たり前にできることだからこそ、常にクイックレスポンスは心掛けるべきことではないでしょうか。

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