経理処理の仕方
経理処理の仕方
これで安心！出張費に含まれる費用と経費処理の基礎知識
こんにちは、パンダです！
今回は「出張費の処理方法」についてやっていきます！
それではやっていきましょー＼(^o^)／
出張費とは
出張費とは、単体の勘定科目ではなく出張にかかる交通費やホテルなどの宿泊代、食事代などの費用の総称を指します。
ですので、社員が遠隔地でおこなう業務のためにかかる費用のことで、移動にかかる交通費や宿泊費、ガソリン代、駐車料金などが出張費に含まれます。
似た言葉で出張手当がありますが、これも出張費という総称の一部なのです。
出張費に含まれる費用
出張費に含まれる一般的な費用は以下のとおりです。
・交通費
・宿泊費
・出張手当(日当)
※仕事とは関係ない、観光目的などプライベートな費用は計上できないので、注意が必要です。
出張費と旅費交通費の違い
出張費に似た名称には、「旅費交通費」という言葉があります。
出張費が「出張に伴う費用の総称」に対し、旅費交通費は、「通勤・出張にともなう費用を経費処理するための、勘定科目の名称」を指します。
どちらも「出張費で発生する費用」という意味で使用できますが、会計処理上では「旅費交通費」を使用するため、注意が必要です。
主な旅費交通費は次の通りです。
・タクシー代
・電車やバス代
・ガソリン代
・駐車料
・宿泊費、日当
※旅費交通費は目的が仕事と関係が無い場合は旅費交通費とはならないので、注意が必要です。
出張中にかかった食事代は経費にできる？
出張中にかかった食事代は、自分で負担するということが一般的です。
食事は出張に行く・行かない関わらずかかってくる費用であるためです。
ただし、出張中の食事代が出張費に含まれている場合は、宿泊費や交通費にまとめて処理できることがあります。
食事代が出張費に該当するかは、企業ごとに「旅費交通費支給規定」で定められているため確認しましょう。
なお、出張先で接待や会議をした際にかかる食事代に関しては、経費として処理することが可能です。
出張中にかかった食事代の仕訳例
出張中に係った食事代は具体的な仕訳を「旅費交通費」「交際費」「会議費」の勘定科目を使ったケース別に紹介します。
食事代を含む出張費４５，０００円を従業員に先払いした場合
出張する従業員に対して渡す出張費に食事代を含める場合、食事代以外に宿泊代や交通費代も含めて「旅費交通費」として仕訳します。
たとえば、食事代を含む出張費４５，０００円を従業員に先払いして、実際には３０，０００円の費用しかかからなかった場合の仕訳は以下です。
出張中に取引先と一緒に1人あたりの１０，０００円を超える飲食をした場合
取引先と一緒に1人あたりの１０，０００円を超える飲食をした場合は、「交際費」として仕訳します。
例えば、夜に居酒屋で取引先と２人で３０，０００円の飲食をして、現金で支払った場合の仕訳は以下です。
出張中に取引先と一緒に１人あたり１０，０００円以下の飲食をした場合
取引先と一緒に１人あたり１０，０００円以下の飲食をした場合、「会議費」として仕訳します。
たとえば、ランチで取引先と２人で７，０００円の食事をして、現金で支払った場合の仕訳は以下です。
交際費や会議費の違いについてはこちらを参考にしてください！
領収書の保存方法について解説してます！
まとめ
出張中の個人の食事代に関しては、企業側が負担する義務はありません。
出張中の食事代を経費にできるかは企業によって異なるため、
旅費交通費支給規定の内容を確認するようにしましょう！
また、領収書を必ず発行して保管するようにしましょう！
領収証には食事した相手の名前や人数、業務上の用途などをメモしておくことが大切！
最後までご覧いただきありがとうございます！
次回は「税理士報酬の請求書にある源泉所得税」について解説していきます!
